Factura comercial
La factura comercial es uno de los documentos fundamentales de una operación internacional. Permite identificar al vendedor, comprador, mercancía y condiciones comerciales de la operación.
Información que normalmente debe permitir identificar:
Más que un documento
La información de la factura debe guardar coherencia con la cotización, la mercancía y los demás documentos de la operación. Las inconsistencias pueden requerir revisión antes de avanzar.
Packing list o lista de empaque
La lista de empaque permite conocer cómo está organizada físicamente la mercancía que se transporta.
Cantidad
Número de unidades, bultos, cajas o piezas.
Peso
Peso bruto y/o neto según corresponda.
Dimensiones
Información útil para transporte y manipulación.
Embalaje
Identificación de la forma en que se presenta la carga.
En mercancías grandes, maquinaria o cargas consolidadas, una lista de empaque clara facilita la coordinación logística y la identificación de la carga.
Documento de transporte
El documento de transporte contiene información relacionada con el traslado internacional de la mercancía. Su denominación depende del medio de transporte utilizado.
Transporte marítimo
Se utiliza el conocimiento de embarque o Bill of Lading (B/L).
Transporte aéreo
Se utiliza la guía aérea o Air Waybill (AWB).
También existen documentos asociados a otros medios de transporte y a operaciones multimodales.
El transporte también afecta la documentación
El tipo de carga, el medio utilizado y las condiciones logísticas determinan qué documento de transporte interviene y qué información debe coincidir con el resto del expediente.
Prueba o certificado de origen
El origen de una mercancía puede ser relevante para determinar el tratamiento arancelario aplicable cuando existe un acuerdo comercial o una disposición que otorgue un tratamiento preferencial y se cumplen sus condiciones.
Importante
Tener una mercancía fabricada en determinado país no significa automáticamente que cualquier importación tenga una tarifa preferencial. Se deben cumplir las reglas de origen y los requisitos documentales correspondientes.
Por eso, el origen debe analizarse conjuntamente con la clasificación arancelaria y el acuerdo comercial que pueda resultar aplicable.
Documentación aduanera
Durante el proceso de importación se utilizan diferentes documentos y soportes para acreditar la operación ante las autoridades aduaneras.
Declaración de importación
Documento mediante el cual se formaliza la información correspondiente a la operación de importación ante la autoridad aduanera, de acuerdo con el procedimiento aplicable.
Declaración Andina del Valor
Puede ser exigible de acuerdo con las condiciones establecidas para la operación y la normativa aplicable.
Mandato
Puede intervenir cuando el importador otorga facultades a una agencia de aduanas u otro interviniente para realizar determinadas actuaciones.
El expediente se analiza como un conjunto
Los documentos aduaneros no deben entenderse de manera aislada. La información de la declaración debe guardar correspondencia con los documentos comerciales, de transporte y demás soportes aplicables.
Registro o licencia de importación
Dependiendo de la mercancía y de las condiciones de la operación, puede ser necesario realizar trámites relacionados con el registro o licencia de importación.
¿Qué factores pueden influir?
- ✓ Características de la mercancía.
- ✓ Clasificación arancelaria.
- ✓ Régimen y condiciones de la operación.
- ✓ Requisitos establecidos por la autoridad competente.
Los trámites que correspondan pueden gestionarse mediante las plataformas y procedimientos establecidos por las autoridades colombianas, entre ellas la VUCE cuando resulte aplicable.
No se determina únicamente por el valor de la compra
La necesidad de un trámite depende principalmente de las características y clasificación de la mercancía y de las disposiciones aplicables a la operación.
Documentos y requisitos especiales
Algunas mercancías requieren autorizaciones, certificados, vistos buenos o documentos adicionales antes de su importación.
ICA
Puede intervenir cuando la naturaleza de la mercancía activa requisitos sanitarios, fitosanitarios o relacionados con su competencia.
INVIMA
Puede aplicar para mercancías sujetas a controles sanitarios y de su competencia.
ANLA
Puede intervenir en determinados productos y fuentes móviles sujetos a requisitos ambientales específicos.
Otros requisitos
La mercancía puede estar sujeta a controles adicionales de otras entidades según sus características.
No existe una lista universal
No todas las importaciones requieren ICA, INVIMA, ANLA ni los mismos vistos buenos. El requisito debe determinarse a partir de la mercancía, su clasificación y las disposiciones aplicables.
Documentación para importar maquinaria
En maquinaria, además de los documentos comerciales y de transporte, es especialmente importante contar con información técnica suficiente para identificar correctamente el equipo y determinar los requisitos que pueden aplicarle.
Ficha técnica
Modelo, características, capacidades y especificaciones relevantes.
Identificación
Número de serie, identificación del equipo y demás datos necesarios para individualizarlo.
Motor
Fabricante, modelo, potencia y características relevantes.
Emisiones
Información técnica que puede ser necesaria cuando existen requisitos ambientales aplicables.
Para maquinaria amarilla o equipos fuera de carretera, los requisitos ambientales deben analizarse según las características concretas de la máquina, su potencia, combustible, uso y normativa aplicable.
Una ficha técnica no resuelve por sí sola la importación
La información técnica sirve como base para analizar clasificación, requisitos ambientales, documentación, logística y demás condiciones de la operación.
Documentación para importar vehículos
Los vehículos pueden estar sujetos a requisitos técnicos y ambientales específicos. Por eso, antes de comprar es necesario analizar la viabilidad de la operación y la documentación correspondiente.
Ficha técnica
Marca, modelo, versión, motor y características técnicas.
Identificación
VIN u otros datos de identificación correspondientes.
Homologación
Debe analizarse cuando sea exigible según las características y normativa aplicable.
Requisitos ambientales
Deben revisarse según el tipo de vehículo y las disposiciones vigentes.
¿En qué momento interviene cada documento?
La documentación se construye durante diferentes etapas de la operación. Algunos documentos nacen durante la negociación, mientras otros aparecen durante el transporte o el proceso aduanero.
Negociación
Se definen proveedor, mercancía, precio, Incoterm y condiciones comerciales.
Preparación documental
Se reúnen factura, packing list y demás documentos que correspondan a la operación.
Transporte internacional
Se genera el documento de transporte correspondiente al medio utilizado.
Proceso aduanero
Se presentan los documentos y soportes requeridos para la nacionalización de la mercancía.
Levante y entrega
Una vez cumplidos los requisitos correspondientes, continúa la logística hasta el destino final.
Cada etapa depende de la anterior
Una inconsistencia en la información comercial o técnica puede afectar etapas posteriores. Por eso, la documentación debe revisarse como un expediente integral y no como documentos independientes.
Checklist documental inicial
Esta lista sirve para organizar la información inicial de una importación. No debe interpretarse como una lista universal: los documentos definitivos dependen de la mercancía y de las condiciones concretas de la operación.
Revisemos qué documentación necesita tu importación
Conocer los documentos generales es un buen punto de partida, pero una operación real requiere cruzar la mercancía, su clasificación, origen, proveedor, transporte y requisitos aplicables.
Si ya tienes un producto o una cotización, TrustCol puede ayudarte a revisar los principales aspectos de la operación antes de avanzar con la compra.
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Nota sobre requisitos y documentos
Esta guía tiene finalidad educativa y orientativa. Los documentos, registros, licencias, vistos buenos y demás requisitos pueden variar según la mercancía, clasificación arancelaria, origen, régimen, medio de transporte y normativa vigente. Antes de realizar una importación debe verificarse la documentación aplicable a la operación concreta ante las autoridades correspondientes.